Generelle betingelser

Disse avtalevilkårene gjelder som kontrakt for arrangementer hos Fredriksten Hotell. Hensikten er å bringe klarhet i avtaleforhold, slik at vi kan betjene deg som kunde best mulig.

 1. Gyldighet

Nedenstående betingelser gjelder for alle bestillinger av romblokker, og/eller møteromsfasiliteter gjort av Arrangøren i forbindelse med: overnatting, kurs, møter, konferanser, selskaper og lignende - heretter kalt arrangement.

2. Avbestilling 

Alle avbestillinger skal gjøres skriftlig til oppgitt kontaktperson. Formålet med følgende avbestillingsbetingelser er å ha sikre og forutsigbare rammer rundt et bestilt arrangement, samt begrense den økonomiske risikoen for begge parter, både for Arrangøren og Fredriksten Hotell.

Betingelsene skal forstås på følgende måte: Desto nærmere dato for arrangementstart, desto mindre av romblokken eller antall møtedeltakere kan kanselleres vederlagsfritt.

Eksempel: Bestilt og kontrahert romblokk på totalt 57 rom:

Arrangøren kan kansellere hele romblokken på 57 rom, vederlagsfritt, så lenge dette skjer mer enn 90 dager før første ankomstdag.

Om det ikke er foretatt endringer innen overnevnte frist, kan man likevel gjøre endringer etter følgende oppsett:

Etter 90 dager og frem til 60 dager før første ankomstdag, kan det maksimalt kanselleres inntil 50 % av resterende romblokk vederlagsfritt, dvs. i dette eksemplet; 28 rom.

Etter 60 dager og fram til 30 dager før første ankomstdag, kan det maksimalt kanselleres 25 % av den resterende romblokk vederlagsfritt, dvs. i dette eksemplet; maksimalt 14 rom.

Avbestillingsreglene under er spesifisert etter størrelse på arrangement / antall rom / personer, når avtalen inngås. Understående regler gjelder fra avtalen er inngått, for det opprinnelige bestilte antall personer og/eller rom, og følger arrangementet frem til ankomst.

*Eventuelt innbetalt forskudd/delbetaling tilbakebetales, med unntak av eventuelt bindingsbeløp. Forskuddsbetaling, samt evt. Bindingsbeløp skal fremgå av kontrakt, jfr. Pkt. 11.

 Ved avbestilling, også innenfor de gitte frister, skal arrangementets innhold, antall deltagere og antall rom, re-bekreftes skriftlig av Fredriksten Hotell.

 Ved avbestilling utover nevnte frister, belastes arrangøren med et kanselleringsgebyr tilsvarende 80 % av brutto kontrahert verdi inkl. evt. moms, på siste bekreftede antall deltagere, rom og detaljer.

 Avbestillinger senere enn 48 virketimer før arrangementet, eller uteblivelse på selve møtedagen vil bli belastet et kansellerings- / no show gebyr tilsvarende 100 % av avtalt brutto pris inkl. moms.

Avtalte pakke-priser er enhetspriser og kan ikke deles eller forandres i forkant, under eller etter oppholdet.

Avbestillingsgebyr iht. dette punkt påløper selv om romblokkene helt eller delvis ikke kan benyttes. Dette gjelder selv om bestiller er forhindret fra å benytte rommet, og selv om dette skyldes forhold utenfor bestillers kontroll (herunder force majeure-begivenheter).

 3. Detaljer i arrangementet

Senest 14 dager før arrangementet skal hotellet ha mottatt fra Arrangøren, alle detaljer som har betydning for en vellykket gjennomføring av arrangementet, herunder program, navneliste, valg av meny, vin, pauser, teknikk m.m.

4. Disponering av hotellrom

Ankomst- og avreisetid skal angis på forhånd. Dersom sen ankomst ikke er avtalt (etter kl.16.00), kan hotellet kansellere bestillingen. Rommene kan påregnes tatt i bruk etter kl.15.00 ankomstdagen, og gjestene må ha sjekket ut innen kl.11.00 avreisedagen hvis ikke annet er avtalt. Arrangør kan bli belastet for et ekstra døgn hvis fristene ikke overholdes.

5. Spesielle forhold

Plassering av gaver, bruk av spesielt utstyr, oppsetting av dekorasjoner og plakater, heising av flagg/ vimpler, skilting osv. må avtales og godkjennes på forhånd. Loven tillater ikke nytelse av medbrakt mat og drikke i hotellets lokaler. Arrangør må sørge for at lydnivået holdes på et akseptabelt og avtalt nivå, samt at gjestene retter seg etter avtalte tidspunkter nå det gjelder opphør av møter, servering, musikk og dans.

6. Priser og betalingsmåte

Avtalte priser er bindende for begge parter. Varer og tjenester utover kontrakten blir belastet i henhold til gjeldende prisliste. Hotellet forbeholder seg retten til å justere prisene som en følge av endrede kostnader ved økte skatter, avgifter eller andre forhold utenfor hotellets kontroll. Ved endring av mer enn 40 % av ordren, forbeholder hotellet seg til retten til å revidere prisene. Betaling skal skje i henhold til kontrakt.

Kreditt må avtales på forhånd, og for våre kredittkunder skal fakturaen betales senest 10 dager. Ved for sen betaling beregnes det et tillegg på 1 % per måned, og kreditt vil bli vurdert ved senere anledninger. Det tilfaller et faktureringsgebyr à kr. 75.- per faktura. Hvis det er uenighet om fakturaen skal denne betales ved forfall og arrangør vil eventuelt bli kreditert etter avtale.

7. Ansvar for deltakerregninger

Arrangøren er ansvarlig for å informere deltakerne om hva som blir dekket av arrangør, og hva den enkelte selv skal betale. Arrangøren er ansvarlig for ikke oppgjorte deltakerregninger. Unnlater en eller flere av deltakerne å delta i planlagte arrangementer gir dette ikke rett til prisreduksjon.

8. Endringer i kontraktsforutsetninger

Det påhviler Arrangøren og hotellet, så snart som mulig, å ta opp forhold som har betydning for kontrakten, betingelsene og avviklingen av arrangementet. Eventuelle spesialavtaler og endringer av betydning for arrangementet må gjøres skriftlig.

Om det er reservert et spesifikt lokale, for hele eller deler av arrangementet, herunder også lokaler for servering, forbeholder hotellet seg retten til å gjøre logistikkmessige endringer i det avtalte oppsettet, dersom antall deltakere eller andre forhold skulle endres i en slik størrelse at det ikke lenger er hensiktsmessig å benytte det opprinnelig reserverte lokale.

9. Ansvar for skade, tyveri m.m.

Hotellet påtar seg ikke ansvaret for Arrangørens og eventuell utstillers eiendeler. Det anbefales at det tegnes egen forsikring. Arrangøren står ansvarlig for skade som påføres hotellet som følge av uaktsom eller forsettlig opptreden av deltakerne. Arrangøren er også ansvarlig for egne tekniske installasjoner og hva disse eventuelt påfører av materiell- eller personskade. Ved utlevering av nøkler til lokaler/ rom er mottakeren ansvarlig for låsing når disse er uten tilsyn. Hotellet fraskriver seg ethvert ansvar for personskade som ikke er en følge av grov uaktsomhet utvist av hotellet.

10. Force Majeure

Hendelser utenfor Hotellets kontroll (streik, lockout, brann, manglende leveranser etc.), før eller under arrangementet, gir Hotellet rett til å kansellere bestillingen uten erstatningsansvar. Slik kansellering skal uten ugrunnet opphold kommuniseres til arrangøren.

11. Forskudd/ Delbetaling/ Bindingsbeløp

Hotellet forbeholder seg retten til å be om inntil 100 % forskuddsbetaling av de avtalte ytelser, betalt inn til hotellet senest 14 dager før ankomst.

Hotellet kan be om et bindingsbeløp, som skal innbetales ved signering av kontrakten. Med bindingsbeløp menes at det skal innbetales tilsvarende 10 % av kontrahert verdi, ved signering av kontrakt for arrangementet. Ved en eventuell kansellering vil dette beløpet ikke bli refundert.

12. Verneting/Klager

Alle tvister som måtte oppstå mellom partene i denne avtalen eller på annet grunnlag, eller mellom gjester og hotellet, skal behandles etter norsk rett. Dersom ikke tvisten løses i minnelighet, skal bedriftens eiendoms verneting gjelde. For at eventuelle klager skal bli tatt i betrakting, må de fremsettes så snart det ble anledning til det, og senest ved avslutning av arrangementet. Klager som skyldes forhold utenfor hotellets kontroll, må rettes mot bestiller.

Dette er utdrag fra betingelser utgitt av Norsk Hotell- og Restaurantforbund og Overnattings- og Serveringsnæringen 1993.